Bevor ihn der Bundesrat im Dezember 2008 zum Personalchef des EDA und zum stellvertretenden Direktor der Direktion für Ressourcen ernannte, war Thomas Karlen ab Juli 2007 stellvertretender Personalchef der Direktion für Entwicklung und Zusammenarbeit (DEZA). Seit  1994 arbeitet er in verschiedenen HR-Funktionen im EDA. Zuerst im HR der Humanitären Hilfe des Bundes, wo er nach seiner Ausbildung zum Personalfachmann 1996 stellvertretender Personalchef des Schweizerischen Katastrophenhilfekorps (SKH) wurde. Von 2003 bis 2006 absolvierte Karlen berufsbegleitend ein Studium an der Höheren Fachschule für Wirtschaft in Bern.  Thomas Karlen verantwortet derzeit ein Projekt zur Einführung einer neuen Personalpolitik im EDA. Ein herausforderndes Change-Vorhaben über welches er am 5.5. berichten wird.